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Plattform für Vertragsmanagement

Zwei Personen die sich die Hand schütteln als Beispiel für Vertragsmanagement.

Projekt im Überblick

  • Shows a small icon.
    Optimierung & Digitalisierung
von manuellen Prozessen
  • Shows a small icon.
    Neuentwicklung einer zukunftsfähigen Plattform
  • Shows a small icon.
    Entwicklung mit einem internationalem Team

  • Branche

    Personaldienstleistung

  • Technologien

    C#, .NET-Core, Angular, Cypress, Locust, RabbitMQ, Azure Devops

  • Herausforderungen

    Zeitintensive manuelle Dokumentenerstellung basiert auf Open-Office-Vorlagen sowie anschließende aufwändige Prüfung durch konzerninternen Rechtsabteilung.

  • Ergebnis

    Entwicklung einer Plattform zur rechtssicheren Erstellung von Verträgen, inklusive digitalem Vertragsmanagement, Versand und Ausnahmebehandlung. Außerdem wurde die Plattform erfolgreich in die konzernweite Systemlandschaft integriert.

Worin bestand die

Herausforderung?

01

Anforderungsdefinition

Eine der Herausforderungen bei diesem Projekt war es historisch gewachsene Prozesse abzulösen, die über Jahre hinweg entstanden waren. Vor der Implementierung der neuen Plattform basierten die Abläufe auf individuellen Prozessen, die hauptsächlich mit Open-Office-Dokumenten durchgeführt wurden. Diese Vorgehensweise war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und schwer zu standardisieren.

02

Integration in bestehende IT-Systemlandschaft

EIne weitere Aufgabe war die Integration der neuen Plattform in eine bereits bestehende IT-Systemlandschaft wie SAP, DMS und CRM-System. Diese Integration war entscheidend, um einen reibungslosen Informationsfluss zwischen der neuen Vertragsmanagement-Plattform und den bestehenden Systemen zu gewährleisten und somit die Effizienz der Gesamtprozesse zu optimieren.

03

Internationales Team

Kundenseitig bestand das Team bereits aus OnSite-MAs, Externen OnSite-Architekten und Offshore-IT-Dienstleistern aus verschiedenen Ländern. 
In der gemeinsamen Projektsprache “Englisch” galt es hier das Team zu vereinen und die Mentalität zu etablieren als Team ein gemeinsames Ziel zu verfolgen.

Unser Lösungsansatz

Nach eingehender Analyse des bisherigen Prozesses und den gewünschten Anforderungen an die neue Plattform, haben wir folgenden Lösungsansatz erarbeitet:

  • Shows a small check icon.

    Start einer Neuentwicklung zur Ablösung der bisherigen Prozesse

  • Shows a small check icon.

    Dokumentation der IST-Prozesse, Konzeption von 
neuen SOLL-Prozessen

  • Shows a small check icon.

    Entwurf einer IT-Architektur basierend auf dem beim 
Kunden vorhanden Tech-Stack (C#, .NET, Angular)

  • Shows a small check icon.

    Vision: Entwicklung einer Self-Service Plattform zur 
Vertragserstellung für alle Geschäftsbereiche

Unser Vorgehen

Bevor das Projekt starten konnte, war es entscheidend, einen klaren Fahrplan zu erstellen, der sowohl Zusammenarbeit als auch Projektabläufe und -umsetzung optimal strukturiert.

  • 01

    Anforderungsdefinition

    Um ein perfektes Ergebnis zu schaffen, war eine detaillierte Anforderungsdefinition unerlässlich. Dabei haben wir eng mit Team und Kunden zusammengearbeitet um spezifische Bedürfnisse der Zielgruppe und geschäftliche Ziele genau zu verstehen. Gemeinsam wurden zentrale Funktionen, Nutzerrollen und technische Spezifikationen definiert. Durch diesen “Fahrplan” konnten wir sicherstellen, dass die Plattform nicht nur funktional und intuitiv ist sondern auch alle Bedürfnisse des Stakeholders erfüllt.

  • 02

    Entwurf einer IT-Architektur

    Im nächsten Schritt haben wir eine IT-Architektur entworfen, die es ermöglicht, bestehende Systeme nahtlos in neue Lösungen zu integrieren. Ziel war es eine solide und skalierbare Grundlage zu schaffen, die sowohl alle Vorteile der bestehenden Infrastruktur nutzt als auch die neu definierten Anforderungen erfüllt.

  • 03

    Entwicklung und Implementierung

    In dieser finalen Phase wurde die Plattform Schritt für Schritt auf Basis der definierten Anforderungen und der entworfenen IT-Architektur realisiert. Unser Entwicklerteam hat dabei eng mit dem kundenseitigen Projektteam zusammengearbeitet um eine leistungsstarke Lösung zu schaffen. Nach der Entwicklung folgte die Implementierung, bei der die Plattform nochmals auf Herz und Nieren getestet, optimiert und schließlich erfolgreich in Betrieb genommen wurde. So entstand eine zukunftssichere Lösung, die nicht nur die Anforderungen erfüllt sondern auch nachhaltigen Mehrwert für seine Nutzer bietet.

Einblick in das Projekt

  • Die Ausgangsposition

    Vor der Implementierung der neuen Plattform war der Prozess der Vertragserstellung zeitaufwändig und komplex. Die Fachabteilung erstellte selbstständig Verträge anhand von Dokumentvorlagen, die anschließend einer aufwändigen Prüfung durch die Rechtsabteilung unterzogen werden mussten. Der Versand und Rückversand der Verträge erfolgte dann per Post, was zusätzliche Zeit in Anspruch nahm. Nach Erhalt der unterzeichneten Verträge mussten diese wiederum gescannt und im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert werden. Die Hauptprobleme dieses Prozesses waren der hohe Zeitaufwand, die Komplexität und die Anzahl der beteiligten Personen. Dies führte zu Ineffizienzen und potenziellen Fehlerquellen im Vertragsmanagement.

    null

    ¹ Prozess vor Implementierung der neuen Plattform: Abstimmung und Postversand als größter Zeitfaktor

  • Unsere Lösung

    Der optimierte Prozess nach der Implementierung der neuen Plattform brachte signifikante Verbesserungen: Zunächst erfolgt nun eine rechtssichere Erstellung von Vertragsbestandteilen durch die Rechtsabteilung. Dies bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte. Anschließend können die Fachabteilungen über ein Self-Service-Portal eigenständig Verträge zusammenstellen. Dabei gewährleistet die Plattform durch programmatische Regeln die Einhaltung aller rechtlichen und unternehmensspezifischen Vorgaben. Den Abschluss des Prozesses bildet die vollständig digitale Signatur der Verträge, was den gesamten Ablauf beschleunigt und maßgeblich vereinfacht. Diese Neugestaltung des Vertragsmanagements führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, minimiert potenzielle Fehlerquellen durch zu komplexe Abläufe und erhöht die Effizienz in allen beteiligten Abteilungen.

    Schaugrafik, die den vereinfachten Prozess nach der Optimierung zeigt.

    ² Prozess nach Implementierung der neuen Plattform mit massiver Zeitersparung dank Digitalisierung

  • Fazit

    Die Implementierung der neuen Plattform hat den Prozess der Vertragserstellung und -verwaltung grundlegend verbessert. Während der vorherige Prozess durch hohen Zeitaufwand, Komplexität und zahlreiche potenzielle Fehlerquellen geprägt war, ermöglicht der optimierte Ablauf nun eine effiziente, rechtssichere und weitgehend automatisierte Abwicklung. Insbesondere die digitale Signatur und das Self-Service-Portal für die Fachabteilungen tragen zu einer deutlichen Zeitersparnis und einer Reduktion von Fehlerquellen bei. Insgesamt erhöht die neue Plattform die Effizienz aller beteiligten Abteilungen und schafft eine moderne, zuverlässige Grundlage für das Vertragsmanagement.

Quellen:

1 Prozess vor Implementierung der neuen Plattform: Abstimmung und Postversand als größter Zeitfaktor, SkelTech GmbH

2 Prozess nach Implementierung der neuen Plattform mit massiver Zeitersparung dank Digitalisierung, SkelTech GmbH

Unser Tech-Stack

Bei diesem Projekt sind folgende Technologien zum Einsatz gekommen:

Logo C#
Logo Netcore
null
Logo Cypress
Logo Locust
Logo Rabbit MQ
Logo AzureDevops

Sie haben Fragen?

Sie haben noch Fragen oder möchten Ihre Anforderungen direkt mit einem unserer Experten besprechen? Kontaktieren Sie uns - wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung für Ihr Projekt zu finden!

Niklas Arft und David Horn-Pawar, Geschäftsführer bei SkelTech.

Niklas Arft & David Horn Pawar - Gründer und Geschäftsführer

Niklas Arft und David Horn-Pawar, Geschäftsführer bei SkelTech.

Niklas Arft & David Horn Pawar - Gründer und Geschäftsführer

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